قالب فاتورة عربي

كثير من المستقلّين وأصحاب الأعمال الصغيرة يرسلون فواتير غير مكتملة: بدون رقم تسلسليّ، بدون بيانات ضريبيّة، أو بدون شروط دفع. النتيجة: تأخّر في التحصيل، رفض من المحاسبين، وفي السعوديّة — مخالفات من هيئة الزكاة والضريبة.

هذا المقال يشرح العناصر الإلزاميّة في كلّ فاتورة، الفرق بين التصاميم الثلاثة (بسيط، مفصّل، ZATCA)، ومتى يجب استخدام أيّها.

1. رقم الفاتورة: رقم تسلسليّ فريد. لا يجوز تكرار رقم أو تخطّي رقم. المعيار العالميّ: INV-YYYY-XXXX مثل INV-2026-0001.

2. تاريخ الإصدار: التاريخ الذي صدرت فيه الفاتورة. في زاتكا يجب أن يكون بصيغة ISO 8601 الكاملة مع الوقت.

3. بيانات البائع: الاسم القانونيّ الكامل، العنوان، والرقم الضريبيّ (للشركات المسجّلة).

4. بيانات المشتري: الاسم والعنوان. للمعاملات B2B في السعوديّة، الرقم الضريبيّ للمشتري إلزاميّ.

5. وصف البنود: كلّ بند يجب أن يحتوي وصفاً واضحاً، الكمّيّة، السعر الفرديّ، والإجمالي.

6. الإجمالي والضرائب: فصل واضح بين الإجمالي قبل الضريبة، قيمة الضريبة، والإجمالي النهائيّ.

7. شروط الدفع: طريقة الدفع المقبولة (تحويل بنكيّ، نقد، بطاقة) ومدّة الاستحقاق (Net 30 يعني 30 يوماً من تاريخ الإصدار).

التصميم البسيط — للمستقلّين والخدمات بدون ضريبة. يحتوي بيانات البائع والمشتري الأساسيّة، بنود الخدمة، والإجمالي. لا يوجد حقل ضريبة. مناسب للفريلانس في الدول التي لا تفرض ضريبة قيمة مضافة على الأفراد، أو للخدمات المعفاة. مثال: مصمّم جرافيك مستقلّ يفوتر عميلاً في دولة بدون VAT.

التصميم المفصّل — للشركات والمعاملات الدوليّة. يدعم ضريبة القيمة المضافة بأيّ نسبة (يمكن تعديلها لكلّ بند)، ويعمل بأيّ عملة من 8 عملات. مناسب للشركات التي تعمل في عدّة دول بنسب ضريبيّة مختلفة، أو لخدمات تحتاج تصنيفات ضريبيّة متعدّدة (مثل خدمات معفاة + خدمات خاضعة للضريبة في نفس الفاتورة).

تصميم زاتكا — للشركات السعوديّة. متوافق مع المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونيّة. يلتزم بـ: SAR فقط، 15% ضريبة قيمة مضافة، الرقم الضريبيّ للبائع (15 رقماً)، السجلّ التجاريّ، وQR Code بصيغة TLV-Base64. هذا التصميم ينتج فاتورة يمكن التحقّق منها مباشرة عبر تطبيق زاتكا الرسميّ.

منذ 2022، فرضت هيئة الزكاة والضريبة (ZATCA) الفوترة الإلكترونيّة على جميع المنشآت المسجّلة في ضريبة القيمة المضافة في السعوديّة. المرحلة الثانية بدأت في 2023 وتُلزم الشركات بتضمين QR Code في كلّ فاتورة.

الـQR Code ليس مجرّد صورة — هو ترميز TLV (Tag-Length-Value) بصيغة Base64 يحتوي 5 حقول إلزاميّة:

• Tag 1: اسم البائع.
• Tag 2: الرقم الضريبيّ للبائع (15 رقماً).
• Tag 3: تاريخ ووقت الإصدار (ISO 8601).
• Tag 4: الإجمالي شاملاً الضريبة.
• Tag 5: قيمة ضريبة القيمة المضافة.

أيّ تطبيق متوافق مع زاتكا يستطيع مسح هذا الرمز والتحقّق من صحّة الفاتورة فوراً. هذا يجعل التهرّب الضريبيّ أصعب بكثير، ويحمي المشتري من الفواتير المزوّرة.

كلّ دولة خليجيّة لها نسبتها الخاصّة:

• السعوديّة: 15% منذ يوليو 2020 (كانت 5% قبلها).
• الإمارات: 5% ثابتة منذ 2018.
• البحرين: 10% منذ يناير 2022.
• عُمان: 5% منذ أبريل 2021.
• قطر والكويت: لم تطبّقا الضريبة بعد.

إذا كنت تفوتر عميلاً في دولة أخرى، تختلف القواعد. التصدير عادةً يكون بنسبة 0% (Zero-Rated)، لكن يجب توثيق ذلك. الخدمات الإلكترونيّة لها قواعد خاصّة (Reverse Charge في معاملات B2B الدوليّة).

الخطأ الأوّل — أرقام غير متسلسلة. القفز من INV-100 إلى INV-102 يجعل المحاسب يتساءل أين الفاتورة 101. الأنظمة الضريبيّة تتوقّع تسلسلاً كاملاً. حتّى الفواتير الملغاة يجب الاحتفاظ بأرقامها.

الخطأ الثاني — وصف غامض للبنود. "خدمات استشاريّة" غير كافية. اكتب: "خدمات استشاريّة تقنيّة — تطوير استراتيجيّة سحابيّة — 10 ساعات". الوصف الواضح يحمي البائع والمشتري في حالة النزاع.

الخطأ الثالث — خلط العملات. فاتورة بدولار مع إجمالي بريال يربك المحاسب وأنظمة الضريبة. اختر عملة واحدة لكلّ فاتورة. إذا كان العميل أجنبيّاً، أصدر بعملته واحفظ سعر الصرف.

الخطأ الرابع — نسيان شروط الدفع. فاتورة بدون Net 30 أو Due on Receipt تترك المشتري يدفع متى شاء. حدّد المدّة، وأضف غرامة تأخير إن احتجت.

الخطأ الخامس — رقم ضريبيّ خاطئ. في السعوديّة، الرقم الضريبيّ 15 رقماً يبدأ بـ3. أيّ خطأ يجعل الفاتورة غير صالحة لخصم الضريبة من قبل المشتري.

1. أرسل الفاتورة فور إنجاز العمل. كلّ يوم تأخير في الإرسال يطيل دورة التحصيل بنفس المقدار. الفواتير المرسلة خلال 24 ساعة من التسليم تُدفع أسرع بحوالي 30%.

2. اجعل طريقة الدفع سهلة. أضف رقم IBAN واضحاً، أو رابط دفع مباشر، أو QR للتحويل البنكيّ. كلّ خطوة إضافيّة بين العميل والدفع تزيد احتمال التأجيل.

3. تابع بأدب — لكن بانتظام. رسالة تذكير قبل موعد الاستحقاق بـ3 أيّام، ورسالة عند الاستحقاق، وأخرى بعد 3 أيّام من التأخّر. التذكير المنتظم لا يهين العميل بل يُسهّل عليه.

4. احفظ نسخة PDF غير قابلة للتعديل. الفاتورة بصيغة Word يمكن تعديلها بعد الإرسال. PDF هو المعيار القانونيّ — هذه الحاسبة تنتج PDF جاهزاً للإرسال.

كلّ ما تكتبه في الحاسبة — اسم البائع، الرقم الضريبيّ، بيانات المشتري، والبنود — يبقى داخل متصفّحك. لا يُرسل إلى أيّ خادم ولا يُحفظ في أيّ سجلّ. ملف PDF الناتج يُولَّد محلّيّاً في جهازك. إذا أغلقت الصفحة، تختفي البيانات.